Tüm dünyayı etkisi altına alan Koronavirüs (Kovid-19) salgını ile birlikte pek çok ülkede iş yerleri evde çalışma şekline geçmek zorunda kaldı. Bazı meslekler evden yani home office çalışma şekline uygun olsa da bütün meslekler açısından bunu söyleyemeyiz. Ayrıca kalabalık ekiple yapılan işler, sürekli koordine olma hali gerekliliği gibi koşullar da bu çalışma şekli açısından zorlayıcı olabiliyor. Ancak mecburi eve kapanma hali tüm dünyada olduğu gibi Türkiye’de de home office çalışma üzerine hızlı planlar yapma, kullanışlı araçları devreye sokma, kolaylaştırıcı yöntemleri geliştirme zorunluluğunu açığa çıkardı. Bunların yanı sıra ofis ortamının dışında, evde olma hali çalışanlar açısından hem fiziksel hem de psikolojik zorlukları da beraberinde getiriyor.

Tüm bu zorunlu ve zorlu şartlar altında evde çalışanlar evde mesai harcamayı nasıl kolaylaştırabileceğiniz uzun süredir freelancer olarak evde çalışmayı tecrübe etmiş, podcast yayıncısı, medya ve iletişim üzerine yazılar yazan İlkan Akgül ile konuştuk.

Koronavirüs’e karşı alınan tedbirlerden birisi de home office çalışmaya geçiş oldu. Türkiye buna hazır mı?

Türkiye’de zaten halihazırda birçok insan ve kurum freelancer olarak uzaktan çalışıyor. Hatta İstanbul’un çeşitli yerlerinde uzaktan çalışan insanlar için kurulmuş yerler var. Kadıköy’de Idea olsun, Beyoğlu’nda ve Maslak’ta Kollektif House olsun bu tür mekanlar serbest çalışanlara sunduğu imkanlar sebebiyle çokça tercih ediliyor. Türkiye’de ayrıca 2023’e kadar 8 Milyon kişinin serbest olarak çalışacağı öngörülüyor. Bu da demek oluyor ki Türkiye tüm sektörleriyle olmasa bile birçok alanda uzaktan çalışmanın faydalarını gördükçe bu modele daha fazla yöneliyor.

Koronavirüs (Kovid-19) sürecinde home office çalışanlar nasıl bir süreçten geçecek?

Bu süreç haricinde genel olarak uyulması gerekenler var ama içinden geçtiğimiz sürece bakacak olursak, öncelikle patronların çalışanlarına nasıl ve hangi şartlarla evden çalışma önerdiğine bakmak lazım. Örneğin, yapılacak işler bellidir ve patron çalışanına “Bu işi gün içerisinde bitir” diyorsa bu, sürekli yeni bir iş akışının olmayacağı, dolayısıyla sizin kendiniz için belli saatler belirleyebileceğinizi gösterir. Ancak sürekli aktif bir akış varsa ve patron çalışandan “Sabah 09:00 ve 18:00 arası ulaşılabilir ve online ol” diyorsa zaten çok yapacak bir şey yoktur ve hemen hemen her şey bellidir. O yüzden bu sürece başlamadan önce çalışanlar iş yükleri ve zaman çizelgeleriyle ilgili her şeyi net olarak öğrenirse çok rahat ederler.

Bu dönemde home office çalışan biri nelere dikkat etmeli?

Dışarıdan bakınca evde çalışmak çok güzel bir şey gibi görünse de gerçekten dikkat edilmesi gereken oldukça fazla şey var. Bunlardan ilki elbette disiplin. Zaten evden çalışıyoruz diye yataktan kalktığımız pijamalarla bilgisayar başına oturmak çok yanlış. Çünkü bu hem tembelleştiren hem de bir süre sonra konsantreyi bozup tekrar uyku haline girmeye sebep olan bir süreç. Zaman kaybetmeden işe giderken giydiğimiz ne varsa giymeli, duşumuzu yapmalı, kahvaltımızı etmeli ve sanki işe gidiyormuşuz gibi bilgisayarımızın başına oturup çalışmaya başlamalıyız. Mümkünse yattığımız yataktan başka bir odada kendimize bir çalışma alanı kurmalıyız.

Çalışmayı ne zaman başlayıp ne zaman bitireceğine karar verme aşaması nasıl işliyor?

Demin de belirtmiştim, eğer patronu işçisinden belli saat aralıkları bekliyorsa burada yapacak bir şey yok. Ancak böyle bir zorunluluğu yoksa çalışanın ve serbest ise, bizim kendimize mutlaka o saat aralığını koymamız ve buna riayet etmemiz gerekir. Çünkü ne kadar kendimizi serbest bırakırsak işe başlamayı o kadar erteliyoruz zira yanımızda açık bir yatak var ve aniden pes edip tekrar oraya gitmemiz işten bile değil. Ofiste çalışırken kaçta orada olacağımız, kaçta yemeğe çıkacağımız ve kaçta mesaimizin biteceği bellidir. Aynı oradaki düzeni de evde kendimize yaratmamız gerekir ki motivasyonumuz ve modumuz düşmesin. Göreceli de olsa bir çalışma saat aralığı belirleyip buna olabildiği kadar uymaya çalışmak önemli.

Evde tek olup olmamak bu sürece etki ediyor mu?

Elbette etki ediyor. Tek yaşayıp rahat bir şekilde çalışmakla aile ile ya da ev arkadaşıyla çalışıp konsantrenizin daima bozulmaya açık olması arasında çok fark var. Kendi rutinimizi yaratsak bile, artık evde kimle beraber yaşıyorsak onunla mutlaka önceden konuşup ihtiyacınız olan rahatsız edilmeme hakkınızı kullanmanızda ve acil durumlar dışında rahatsız edilmek istemediğinizi belirtmekte fayda var. Burada net kurallar çizmekte oldukça fayda görüyorum.

Evden çalışırken iş arkadaşlarınız ya da müşterinizle iletişim kurmak zor olmuyor mu?

Oluyor tabi. İletişim çok önemli ve insanlara uzaktan laf anlatmak bazen sorunlu bir hale gelebiliyor. Telefonla bile konuşsanız yan yanayken bir şeyleri çözmek ve bir şeylere müdahale etme şansı çok daha fazla yüksek oluyor. İletişimde sorun yaşanmasının sebeplerinden birisi de dağınık çalışmak ya da geçmiş sohbet-yazışmalara ulaşamamak. Dolayısıyla bu süreci bir yere kadar profesyonel olarak götürebilmeniz mümkün oluyor. Bunu profesyonelce yapacağınız önerebileceğim uygulamalardan birisi Slack. Bu programı genelde kalabalık ekipler kullanıyor ancak kişisel arşiv tutma ve farklı konularda farklı sohbet odaları belirleme açısından oldukça iş görüyor. Her konuyu aynı yerde konuşursanız bir süre sonra işin içinden çıkamazsınız. Bir cümlenin altında sonsuza kadar tartışma yapabiliyor ve daha sonra yine aynı cümlenin altında yapılan tartışmaları görebiliyorsunuz. Bu muazzam ve iletişim yeteneğini yüksekte tutan bir özellik. Yazılı değil de video konferans için de genelde Skype kullanılır ama ben Zoom’u öneriyorum. Slack ile de güzel bir entegrasyon durumu var.

Peki çalışan şirket bilgisayarını mı yoksa evde kendi bilgisayarını mı kullanmalı?

Bazı şirketlerin politikaları gereği ofis bilgisayarlarını dışarıya çıkaramıyorsun. Eğer dışarıda şirkette çalıştığın bilgisayarla çalışma ihtimalin varsa ne güzel. Onun dışında kendi bilgisayarınla çalışırken mutlaka yaptığın işleri yedeklemeli ve daha sonra ofise tekrar geçtiğinde bunları asıl çalıştığın bilgisayara aktarmalısın. Bunun için de Google Drive ya da Dropbox gibi uygulamalar pekala fazlasıyla iş görüyor.

Çalışanlar sağlığına nasıl dikkat etmeli?

Bence burası en önemli konu. Bir kere içerisinden geçtiğimiz dönem sebebiyle mutlaka bilgisayarlarını sık sık temizlemeli, tuşlarını silmeliler. Başta alacağımız tedbir bu olsun. Onun dışında evde çalışmanın biraz tembelleştirdiğinden bahsettik. Bu da insanı sürekli sandalyede oturmaya itiyor. Mutlaka saat başlarında birkaç dakikalığına sandalyeden kalkıp evin içinde yine birkaç dakika tur atsınlar. Ya da her yerden kolayca bulabilecekleri oturarak çalışanların yapması gereken egzersizler var, onları öneririm. Oturduğumuz sandalye rahat olmalı, ofiste ihtiyacımız olan bize temin edilebiliyor olsa da evde o imkanı her zaman bulamayabiliyoruz. Uzun vakitler geçireceğimizi varsayarsak da muhakkak iyi bir sandalyemizin olması gerekir.